LE PRIORITA’ DELLA VITA

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Ciao, oggi continuo a scrivere qualcosa riguardo il fantastico manuale ZEN TO DONE, di Leo Babauta, che ho letto con molto interesse. Ho cominciato a mettere in pratica i suggerimenti esposti nel libro, principalmente per gestire i miei interessi personali e le incombenze familiari. Gli stessi principi sono, in ogni caso, applicabili anche nell’attività lavorativa. Spero, quindi, che risultino interessanti ed utili anche per te.

In un precedente articolo ti ho presentato una sintesi della prima abitudine suggerita da Babauta: RACCOGLI

Oggi esaminiamo la seconda abitudine: ELABORA

Ritengo che questo sia un argomento particolarmente importante, per il quale ho dovuto fare un certo “sforzo” per giungere ad una sua sufficiente comprensione ed adeguata applicazione.

L’abitudine dell’elaborazione si correla, ovviamente, con la precedente abitudine della raccolta e risulta necessariamente “propedeutica” alla successiva abitudine della pianificazione, della quale farò già qui qualche cenno.

MI RACCOMANDO, se per caso hai iniziato da poco a praticare la prima abitudine – RACCOGLI – non aver fretta a mettere in atto già la seconda. Bisogna “consolidare” ogni abitudine con una pratica di almeno un mese, prima di passare alla successiva.

Come già detto in un precedente articolo, i principi esposti in Zen to Done, derivano in larga misura dal metodo di time management elaborato da David Allen, autore del libro Getting Things Done.

Lo schema grafico, che tu puoi esaminare, del metodo proposto da Allen (vedi: “Detto, fatto!”) ti aiuterà a capire  cosa intende Babauta per “elaborazione” dei tuoi impegni.

Sostanzialmente per Babauta, l’abitudine di ELABORARE consiste nel limitare, eliminare e prendere decisioni rapide riguardo agli impegni del tuo quotidiano.
Devi esaminare le tue raccolte (principalmente gli appunti nel tuo Hipster PDA, i documenti nel tuo vassoio portadocumenti e le mail nella tua casella di posta elettronica) e decidere cosa fare per ogni elemento — eliminarlo (se inutile), delegarlo a qualcun altro, occupartene subito (se si può fare in due minuti), occupartene dopo, organizzandolo in liste di impegni, o (se concluso, ma utile) archiviarlo come riferimento. Continua finché non hai esaurito tutti gli elementi. Domani fallo di nuovo.

Leo Babauta affida ad una sorta di “intuitiva” capacità di analisi le decisioni da prendere.

Io, essendo poco “intuitivo”, mi avvalgo anche di un ulteriore strumento che aiuta nell’individuazione più appropriata di cosa e quando fare qualcosa.

Nella vita è importante stabilire quali sono le nostre priorità e per questo, prima di tutto dobbiamo sapere cosa è veramente importante per noi (vedi: COSA RIEMPIE LA NOSTRA VITA).

Pare che  Dwight D. Eisenhower (passato presidente USA e General of Army nella Seconda Guerra Mondiale) abbia detto la seguente frase: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Da questa considerazione di base deriva uno schema grafico veramente utile e che ti consiglio di stampare, chiamato Matrice di Eisenhower o anche matrice per la gestione del tempo di Stephen Covey (Stephen Richards Covey educatore, scrittore e uomo d’affari statunitense, fu celebre a livello internazionale per la sua pubblicazione The Seven Habits of Highly Effective People).

Impiegando non più di qualche minuto (dopo un po’ di pratica), si può distinguere, nella “massa” di cose da fare, le diverse priorità. Basta suddividere gli impegni nei giusti “riquadri” della matrice.

Dovremmo concentrarci principalmente sulle cose importanti, che siano urgenti o meno, ma cercando di evitare il passaggio di troppe attività nell’urgenza.

L’URGENZA NON E’ SINONIMO DI IMPORTANZA!

Un’attività “importante – non urgente” è originata da spinte “interiori”, si deve correlare ai “grandi sassi” della nostra vita, a quelle 4-5 cose principali che costituiscono il nostro “disegno della vita”. Aiuta a raggiungere gli obiettivi personali e professionali e serve per completare progetti importanti. La sua esecuzione determina effetti, generalmente, a lungo termine (anni).  Nella successiva fase della pianificazione (la terza abitudine), almeno il 75% dei “grandi compiti” che deciderai di svolgere, ogni settimana, dovranno essere dedicati alla realizzazione di un singolo progetto (o al massimo due) “importante – non urgente” (vedi: SCEGLI LA META, AMA IL PERCORSO). La percentuale del 75% è riferita al numero di attività, non al tempo dedicato loro, che dovrà essere il più breve possibile (secondo il principio del  “metodo Haiku”). Il rimanente 25% dei “grandi compiti” settimanali sarà costituito da attività “importanti – urgenti” con effetti più ravvicinati, pur dovendo sempre derivare da spinte “interiori” (non deve essere una “seccatura” richiesta da altri). Le cose “importanti ed urgenti” sono quelle che bisogna tassativamente svolgere al più presto e quindi è probabile che si dovrà dedicare loro altro impegno (pur sempre nel più breve tempo possibile) distribuendolo fra le “tre attività prioritarie” quotidiane, oltre a quello preventivato tra i “grandi compiti” settimanali. Spesso sono attività, utili per realizzare obiettivi personali o professionali, che avete lasciato fino all’ultimo minuto.

Ci sono poi le cose “non importanti – urgenti”: sono le “seccature”, le richieste esterne, gli obblighi anche un po’ noiosi, cose che non vi permettono di raggiungere i vostri obiettivi e vi impediscono di completare il vostro lavoro che, tuttavia, sono difficili da evitare ed ai quali dovrai dedicare del tempo (anche notevole, purtroppo).

Restano, alla fine, le cose “non importanti – non urgenti”: sono le inutili distrazioni che spesso capita di assecondare (i giochini al PC, le “navigazioni” inutili su internet, il film “stupido” che guardi, ecc.) e che si deve imparare ad evitare come la peste!

In questo momento, tuttavia, non è importante che tu ti complichi la vita con tutte queste classificazioni e percentuali. Ho semplicemente voluto fare un cenno ai criteri metodologici che io uso per l’abitudine della pianificazione, di cui ci occuperemo in seguito, e per la quale tu potrai usare dei criteri meno “macchinosi”, rendendoli più adeguati alla tua mentalità (ognuno può fare come gli pare).

Per adesso è importante concentrare la tua attenzione su come “elaborare” tutto ciò che “raccogli” quotidianamente. Come già detto, ci sono cose che puoi “cestinare” subito, perchè inutili; ci sono cose che puoi gestire subito in pochissimo tempo (in non più di due-tre minuti); se ciò non è possibile, valuta se puoi demandare ad altri qualche attività o chiarisci quanto è importante svolgerle in seguito, trascrivendole in liste di cose da fare (con priorità sufficientemente chiare). Tutto ciò che hai già fatto si dovrà archiviare, solo se potrà essere realmente utile in futuro (non accumulare roba inutile!). Questa attività di elaborazione deve essere svolta almeno una volta ogni giorno.

L’elaborazione è una fase assolutamente necessaria prima di passare alla successiva fase della pianificazione delle proprie attività.

Ma di questo parlerò in un successivo articolo che dovrai aspettare pazientemente.

 

Spero che questo articolo ti sarà utile.

Se vuoi, lascia pure un commento e se lo ritieni opportuno fai conoscere questo blog ai tuoi amici. Sarà bello “discutere” insieme.

Ciao; alla prossima.

 

Considerato che, come tutti i blog, anche il mio è un “diario in rete”, i testi sono presenti sulla pagina web in ordine anticronologico (visualizzi prima i messaggi più recenti). Pertanto se vuoi sapere perchè esiste questo blog e conoscere la sua origine puoi leggere “L’INIZIO”.

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